ఇప్పుడు సాంకేతిక రంగం ప్రపంచంలో దూసుకుపోతోంది. ఏ విషయాన్నైనా అవతలి వ్యక్తికి చెప్పేందుకు ఇ-మెయిల్ ఉపయోగిస్తున్నారు. ఐతే చాలామంది ప్రొఫెషనల్స్‌కి అసలు తాము చెప్పదలుచుకున్నది సూటిగా చెప్పడం రాదని ఇటీవలి తేలిన విషయం. ముఖ్యంగా ఇ-మెయిల్ సబ్జెక్టు లైన్ లేకుండా రాసేవారు కొంతమందైతే, మరికొందరు అడ్డదిడ్డంగా రాసి కన్ఫ్యూజ్ చేస్తుంటారు. దాంతో వారిపై ఒక రకమైన నెగటివ్ అభిప్రాయం ఏర్పడుతుంది. అందువల్ల విద్యుల్లేఖ(ఇ-మెయిల్) రాసేటపుడు జాగ్రత్తలు తీసుకోవాలి. అవేంటో ఒక్కసారి చూద్దాం.
సబ్జెక్ట్ లైన్ క్లియర్‌గా ఉండాలి...
చాలామంది ఇక్కడే మొదట తప్పు చేస్తారు. సబ్జెక్ట్ లైన్ ఖాళీగా వదిలేసి మెయిల్ పంపిచేస్తారు. దాంతో అవతలి వారికి ఆ లేఖకు ఉన్న ప్రాధాన్యత ఏమిటో తెలియక అలా వదిలేస్తారు. అందువల్ల సబ్జెక్టు లైన్ లో స్పష్టంగా లేఖ సారాంశాన్ని తెలిపే విధంగా నాలుగైదు పదాలతో నిండిన వాక్యాన్ని రాయాలి.
కంపెనీ ఇ-మెయిల్ చిరునామా ఉపయోగించాలి
ఇ-మెయిల్ రాసేటపుడు అది కంపెనీకి సంబంధించినదా లేదంటే వ్యక్తిగతమైనదా అనేది గుర్తుపెట్టుకుని ఆ ప్రకారం మెయిళ్లను ఉపయోగించాలి. కొన్నిసార్లు మారుపేర్లతో వ్యక్తిగత ఇ-మెయిళ్ల నుంచి కంపెనీకి సంబంధించిన విషయాలపై మెయిల్ రాస్తుంటారు కొందరు. ఇది అవతలివారికి అర్థంకానిదిగా మారుతుంది. ఎవరు రాశారో తెలుసుకునేందుకు వారు కష్టపడాల్సి వస్తుంది.
రిప్లై ఆల్ ఇస్తే ఏం జరుగుతుందంటే...
ఒక విషయంపైన మెయిల్ వచ్చినప్పుడు దాన్ని చదివి మెయిల్ పంపిన వారికి మాత్రమే రిప్లై ఇవ్వాల్సి ఉండగా కొందరు తొందరపాటులో రిప్లై ఆల్ అని ఇచ్చేస్తారు. అలాంటి సందర్భాల్లో సమస్య ఎదురవుతుంది. ఇగో క్లాష్ కావచ్చు. ఇ-మెయిల్ అందుకున్న వ్యక్తి చేసిన పనులకు సంబంధించి విమర్శిస్తూ రాసేటపుడు రిప్లై ఆల్ బటన్ నొక్కకుండా ఉండటం మంచిది. ఐతే సమస్య తీవ్రత దృష్ట్యా కొన్నిసార్లు దాన్ని ఉపయోగించక తప్పదు.
ఇ-మెయిల్ స్పష్టంగా ఉండాలి
కొందరు తాము ఇ-మెయిల్ రాసేటపుడు ఏదేదో రాసేస్తుంటారు. ఓ విషయాన్ని స్పష్టం చేయడానికి దాదాపు పేరాలు పేరాలు రాసేస్తుంటారు. ఐతే చెప్పదలచుకున్న విషయాన్ని సూటిగా స్పష్టంగా ఉండేట్లు రాయాలి. అలా కాకుండా 'సుత్తి' కొట్టినట్లు రాసుకుంటూ పోతే చదివే వారికి అంత ఓపిక ఉండకపోవచ్చు.
బాబోయ్ అటాచ్‌మెంట్లు
కొంతమంది అవసరం లేకపోయినా అటాచ్‌మెంట్లు చేసుకుంటూ వెళుతుంటారు. అది అవతలివారికి అవసరమో కాదో కూడా ఆలోచించరు. తమకు నచ్చింది కదా అని పెద్ద ఫైలును జోడించి అవతలి వారి మెయిళ్లు హ్యాంగ్ అయ్యేట్లు చేస్తుంటారు. ఈ విషయంలో చాలామంది బాధితుల లిస్టులో ఉంటారని అనుకోవచ్చు. కాబట్టి అత్యంత భారీ ఫైళ్లను పంపేటపుడు అవతలివారికి అది ఏ మేరకు అవసరమో తెలుసుకుని పంపాలి.
తిట్ల పురాణంతో నష్టమే కానీ లాభం ఉండదు...
ఇ-మెయిళ్లలో మాటల యుద్ధం కూడా జరుగుతుంటుంది. అవతలి వ్యక్తి రెచ్చిపోయాడని ఇవతలి వ్యక్తి కూడా ఇ-మెయిల్ లో రెచ్చిపోతూ రాతలు రాయడం వల్ల సమస్య మరింత బిగుసుకుంటుంది తప్ప పరిష్కారం కాదు. ఇంకా పైఅధికారుల దృష్టికి వెళ్లడం వల్ల అభాసుపాలయ్యే అవకాశం కూడా ఉంటుంది. సహనం లేని ఉద్యోగిని కంపెనీలో భరించేందుకు యాజమాన్యం ఒకటికి రెండుసార్లు ఆలోచన చేస్తుందన్న విషయాన్ని మరువకూడదు.
ప్లీజ్... మెయిల్ టైప్ చేశాక ఒక్కసారి ప్రూఫ్ చూసుకోండి...
కొంతమంది తాము ఏది టైప్ చేశామో అదే సెండ్ చేసేస్తారు. అందులో పొరబాట్లు ఉండవచ్చు. వాటి కారణంగా నష్టం వాటిల్లే అవకాశం ఉంది. కాబట్టి ఇ-మెయిల్ టైప్ చేశాక ఓసారి ప్రూఫ్ చూసుకుంటే మంచిది.
ఇ-మెయిల్ వచ్చిన సాయంత్రానికి స్పందిస్తే...
కొంతమంది ఇ-మెయిల్ రాగానే స్పందించే అలవాటు ఉండదు. తీరిగ్గా మరుసటి రోజు రిప్లై పెడుతుంటారు. ఇది అవతలివారి సహనాన్ని పరీక్షించినట్లవుతుంది. కాబట్టి కనీసం రేపు ఉదయం సదరు మెయిల్ పైన రిప్లై ఇస్తాననైనా మెసేజ్ పెట్టాలి.
మెయిల్ రాసేటపుడు ఇలాంటివి పట్టించుకోనివారు చాలామంది ఉన్నట్లు పలు సర్వేలు చెపుతున్నాయి. ఫలితంగా వారు కెరీర్ పరంగా కొన్ని ఇబ్బందులు ఎదుర్కోవడం కూడా ఉన్నట్లు తేలింది. కనుక ఇ-మెయిల్ రాసేటపుడు ఈ జాగ్రత్తలు పాటిస్తే మంచిది.
